У главбуха столько обязанностей, что некоторыми бывает пренебрегают, лишь бы успеть в срок сдать отчетность и ответить налоговикам. В итоге главбухи сознательно делают вещи, которые противоречат Закону. Недавно наткнулась на рейтинг самых частых нарушений, которые допускают многие коллеги.
- Не выдают сотрудникам расчётные листки – 85,3% главбухов
На первый взгляд, документ несущественный, да и многие сотрудники листки не спрашивают, но выдавать их требует Трудовой Кодекс (ст.136 ТК РФ). Поэтому на проверке трудоинспекторы выпишут организации штраф до 50 тыс. рублей (ст.5.27 КоАП РФ).
Избежать проблем можно только предоставляя листки, тем более Минтруд разрешил оформлять расчётные листки в электронной форме и рассылать сотрудникам по почте.
- Подделывают подпись директора или сотрудников контрагентов 78% главбухов.
Руководители доверяют главбухам и порой просят их расписываться в документах вместо них. Но не по доверенности, а просто подделать подпись. Некоторые коллеги делают это виртуозно, подпись не отличишь от оригинала.
Иногда главбухи расписываются в бумагах и за контрагентов. Документ с чужой подписью контролёры сочтут подлогом. Это преступление, за которое могут оштрафовать на 80 тыс.рублей или арестовать на срок до шести месяцев (ст. 327 УК РФ).
- Допускают расчёты наличными свыше 100 тыс. рублей 75,6% главбухов.
Это нарушение, лимит обязательный и для продавца, и для покупателя, поэтому за сверхлимитные расчёты налоговики вправе оштрафовать обоих. Максимальный штраф – 50 000 рублей. Если же стороны хотят рассчитываться наличными, разбейте сделку на несколько договоров с суммой не более 100 тыс.рублей. Но договора должны как то отличаться друг от друга.
- Выдают зарплату раз в месяц 64,5 % главбухов.
Главбухи подтвердили, что выдают зарплату раз в месяц. Это нарушение, даже если сотрудники согласны на это. ТК РФ требует платить деньги не позднее 15го числа и с переодичностью каждые полмесяца. Поэтому, если трудинспекторы назначат проверку, то выпишут штраф до 50 тыс. рублей (ст.5.27. КоАп РФ)
Выдавайте зарплату минимум два раза в месяц.
- Списывают расходы по сканам документов 56% главбухов. Коллеги рискуют, когда учитывают расходы по отсканированной первичке. Например, поставщик отправил копию по электронке, а бумажный оригинал прислал позже. На выездной проверке инспекторы проверят именно подлинники документов. Если на момент проверки у компании не окажется оригинала, то сканированная копия налоговой не будет принята и компания лишится расходов.
Есть еще одна опасность. Контрагент может выслать копию одного документа, а затем переделать его на другой. Из-за этого потребуется подавать уточненку и возможно доплачивать налоги.
- Не просят согласие на обработку персональных данных 53,3 % главбухов.
Личные данные сотрудников использовать или разглашать нельзя. Главбухи об этом знают, но иногда нарушают закон. Коллеги рассказывают, что нарушают Закон не умышленно. Например, оставляют бумаги на столе либо передают номер телефона. Это опасно, за каждый проступок контролёры вынесут предупреждение или штраф.
- Не начисляют компенсацию за задержку 46% главбухов. Компания обязана компенсировать проценты, если выдала зарплату позже срока. Компенсацию начисляют за каждый день просрочки.
Сама по себе задержка зарплаты – это нарушение. Но, если компания устранит нарушение и выдаст деньги с процентами, трудинспекторы заменят штраф предупреждением. Если же не выплатить компенсацию, то возможен штраф в 50 тыс. рублей (ст.5.27 КоАП РФ).
-Взыскивают штрафы с сотрудников 43,3 % главбухов.
Коллеги признались, что взыскивают штрафы с сотрудников. Работодатели вправе требовать с сотрудника возмещение ущерба, если он возник по его вине. Чаще это касается материальных убытков, со штрафами сложнее. Если компания удержит штраф с зарплаты – это нарушение. Всё что компания вправе удержать из зарплаты без согласия работников, перечислено в статье 137 ТК РФ, там нет штрафов. Поэтому компания действует незаконно. Трудинспекторы выпишут предписание – вернуть деньги. Если его не исполнить, возможен штраф до 200 тыс. рублей (ч.23 ст.19.5 КоАП РФ).
Если работник согласен возместить штраф, возьмите с него заявлении об удержание из зарплаты.
